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Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Rickmers-Helgoland Management GmbH
Geschäftsführer: Detlev Rickmers 
Am Südstrand 2 
27498 Helgoland

Telefon: +49 (0) 4725 / 81 41-0
E-Mail: management(at)rickmers-helgoland.com

www.rickmers-helgoland.com

 

1. Datenschutz auf einen Blick Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung unserer B2B- und Karriere-Website. Wir informieren Sie hier über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, insbesondere wenn Sie sich bei uns bewerben, Kontakt aufnehmen oder unsere Lead-Formulare nutzen.

2. Begriffsbestimmungen & Rechtsgrundlagen Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (z. B. Name, E-Mail, IP-Adresse). Wir verarbeiten Ihre Daten auf Basis der DSGVO:

  • Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Z. B. bei Cookies, Newsletter oder Lead-Formularen.
  • Vertrag/Vorvertraglich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Z. B. bei Bewerbungsverfahren oder B2B-Kooperationsanfragen.
  • Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Z. B. für Sicherheit, Webanalyse und Beantwortung von allgemeinen Anfragen.

3. Hosting und Bereitstellung der Website Bei der Nutzung unserer Website werden automatisch technische Daten (IP-Adresse, Browser, Betriebssystem, Zugriffszeiten) verarbeitet, um die Website sicher und stabil bereitzustellen. Wir nehmen für die Bereitstellung unserer Website und das Hosting Dienstleistungen einer Internetagentur in Anspruch. Diese verarbeitet die oben genannten Daten in unserem Auftrag.

Eingesetzter Dienstleister: hauptsache.net GmbH. (Vollständige Adresse und Datenschutz-Link finden Sie unten in der Dienstleister-Übersicht unter Punkt 17). Mit dem Dienstleister besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

4. Kontaktaufnahme (E-Mail, Telefon, Superchat) Wenn Sie uns kontaktieren (z. B. als Bewerber oder Geschäftspartner), speichern wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage.

WhatsApp & Superchat: Wir nutzen den Dienstleister Superchat GmbH, um Anfragen über WhatsApp und andere Messenger zentral zu verwalten. Wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren, werden Ihre Telefonnummer und der Chatverlauf verarbeitet. Dies dient der schnellen Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. lit. b bei Bewerbungen). Bitte senden Sie keine sensiblen Daten (z. B. Gesundheitsdaten) unverschlüsselt über WhatsApp. Die Daten werden über die Infrastruktur von Meta Platforms Ireland Ltd. geleitet.

5. Bewerbungen über unsere Website (Recruitee) Das Herzstück dieser Website ist unser Karrierebereich. Für das Bewerbungsmanagement nutzen wir die Software Recruitee. Wenn Sie sich bewerben, verarbeiten wir Ihre Stammdaten, Kontaktdaten sowie die eingereichten Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, Anschreiben). Rechtsgrundlage ist § 26 BDSG (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Datenweitergabe: Ihre Daten werden auf den Servern von Recruitee B.V. (Niederlande) gespeichert. Wir haben einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Speicherdauer für Bewerbungen: Im Falle einer Absage werden Ihre Daten 6 Monate nach Abschluss des Verfahrens gelöscht (Beweispflicht AGG). Sofern Sie in die Aufnahme in unseren Talent Pool eingewilligt haben, speichern wir die Daten bis zu Ihrem Widerruf bzw. maximal 24 Monate.

6. Stellenanzeigen auf externen Portalen (Indeed & Co.) Wir veröffentlichen Stellenanzeigen auch auf externen Plattformen und Jobbörsen (z. B. Indeed, StepStone, LinkedIn, Arbeitsagentur etc.). Wenn Sie sich über eine solche Plattform bewerben (z. B. über die Funktion „Mit Indeed bewerben“), erhalten wir Ihre dort hinterlegten Daten (Name, Kontaktdaten, Lebenslauf) von dem jeweiligen Plattformbetreiber. Wir übernehmen diese Daten anschließend in unser Bewerbermanagementsystem (Recruitee) zur weiteren Bearbeitung. Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Bewerbungsverfahren) gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bitte beachten Sie auch die Datenschutzhinweise der jeweiligen Plattform, auf der Sie die Bewerbung absenden.

7. Online-Vorstellungsgespräche (Google Meet) Wir führen Vorstellungsgespräche und B2B-Meetings teilweise online via Google Meet durch. Dienstleister ist Google Ireland Limited. Hierbei werden Metadaten (IP-Adresse, Meeting-ID) sowie Audio- und Videodaten verarbeitet. Eine Aufzeichnung findet grundsätzlich nicht statt, es sei denn, dies wurde vorher ausdrücklich schriftlich vereinbart. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass Daten in die USA (an die Muttergesellschaft Google LLC) übertragen werden. Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

8. Facebook & Instagram: Anzeigen und Lead Ads Wir schalten Stellenanzeigen und Werbung auf den Plattformen der Meta-Gruppe (Facebook, Instagram).

Lead Ads (Bewerber-Formulare): Wir nutzen sogenannte "Lead Ads". Das sind Formulare direkt auf Facebook/Instagram, in denen Sie sich schnell bewerben oder Interesse bekunden können (z. B. "Jetzt bewerben"-Button). Die dort eingegebenen Daten (Name, E-Mail, Telefon, ggf. Qualifikation) werden von Meta gespeichert und an uns übermittelt. Wir importieren diese Daten anschließend in unser Bewerbersystem (Recruitee) oder kontaktieren Sie direkt. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) durch Absenden des Formulars.

Verantwortlichkeit bei Meta: Für bestimmte Verarbeitungen (z. B. Page Insights / statistische Auswertungen) besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit mit Meta (Art. 26 DSGVO). Die wesentlichen Inhalte der Vereinbarung finden Sie hier: https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum. Im Übrigen (insbesondere nach der Übermittlung der Lead-Daten an uns) verarbeiten wir die Daten in eigener Verantwortlichkeit weiter.

9. Cookies und Analyse (Matomo) Unsere Website verwendet Cookies. Technisch notwendige Cookies sind für den Betrieb zwingend erforderlich. Analyse-Cookies (zur Verbesserung unseres Recruiting-Prozesses) setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung ein. Wir nutzen Matomo (Matomo Cloud) zur statistischen Auswertung. Anbieter ist InnoCraft Ltd. (Neuseeland). Für Neuseeland besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Matomo ist datenschutzfreundlich konfiguriert (Cookieless oder nur mit Einwilligung, anonymisierte IP).

10. Prozessautomatisierung (Make & n8n) Um Bewerberdaten aus Lead-Formularen (Facebook), Job-Portalen oder Chat-Nachrichten (Superchat) automatisch in unser Bewerbersystem zu übertragen, nutzen wir Automatisierungs-Tools. Eingesetzte Dienste: Make (Celonis Inc., USA) und n8n (n8n Cloud). Hierbei werden personenbezogene Daten (z. B. Name, Anfragedetails, E-Mail-Adresse) an die Anbieter übermittelt und automatisiert verarbeitet.

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie § 26 BDSG bei Bewerbungen), da nur so eine schnelle und fehlerfreie Übernahme Ihrer Daten in unsere Systeme gewährleistet ist. Rolle der Anbieter: Beide Anbieter sind als Auftragsverarbeiter für uns tätig und verarbeiten die Daten ausschließlich nach unseren Weisungen. Entsprechende Verträge zur Auftragsverarbeitung (AVV) wurden geschlossen.

11. Newsletter (falls angeboten) Sofern Sie sich auf der Website für einen B2B- oder Job-Newsletter anmelden, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse für den Versand. Der Versand erfolgt über unseren Dienstleister. Sie können sich jederzeit abmelden.

12. Datenübermittlung in Drittländer Soweit wir Tools von Anbietern aus den USA nutzen (Google, Meta, Make/Celonis etc.), stützen wir uns vorrangig auf das EU-US Data Privacy Framework (DPF), unter dem diese Anbieter zertifiziert sind. Sofern eine Zertifizierung nicht greift oder im Einzelfall für ein bestimmtes Drittland erforderlich ist, verwenden wir EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) und ergreifen zusätzliche technische Maßnahmen, um das Datenschutzniveau zu sichern.

13. Zusammenarbeit innerhalb der Unternehmensgruppe Die Rickmers-Helgoland Management GmbH arbeitet eng mit den verbundenen Unternehmen (Tochter- und Schwesterfirmen) zusammen:

  • Rickmers Hotelbetriebs GmbH, Am Südstrand 2, 27498 Helgoland
  • Rickmers Reisen Helgoland GmbH, Am Südstrand 2, 27498 Helgoland
  • Helgoland Kulinarik GmbH, Am Südstrand 2, 27498 Helgoland

Ein Austausch personenbezogener Daten (z. B. Bewerberdaten, B2B-Kontaktdaten) findet nur statt, soweit dies rechtlich zulässig und notwendig ist. Dies erfolgt zur Vertragserfüllung bzw. -anbahnung (z. B. wenn Ihre Bewerbung auf eine Stelle bei einer dieser Firmen passt, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an einer effizienten, zentralen Verwaltung und Organisation innerhalb der Unternehmensgruppe (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

14. Allgemeine Speicherdauer & Löschfristen Soweit in dieser Datenschutzerklärung keine spezifische Speicherdauer genannt ist (wie z. B. bei Bewerbungen in Punkt 5), gilt Folgendes: Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die Erfüllung des Zwecks der Verarbeitung erforderlich ist (z. B. Beantwortung Ihrer Anfrage, Durchführung des Vertrags). Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren befristete Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:

  • Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen (z. B. gemäß HGB und AO: in der Regel 6 bis 10 Jahre für Geschäftskorrespondenz, Rechnungen und vertragsrelevante Dokumente).
  • Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften (bis zu 30 Jahre, regelmäßige Verjährungsfrist: 3 Jahre).

Server-Logfiles werden aus Sicherheitsgründen in der Regel für maximal 14 Tage gespeichert und anschließend gelöscht.

15. Pflicht zur Bereitstellung von Daten Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung oder des Bewerbungsverfahrens müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung der Geschäftsbeziehung bzw. des Anstellungsverhältnisses und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag mit Ihnen zu schließen (z. B. Einstellung als Mitarbeiter) oder diesen auszuführen. Pflichtfelder in Online-Formularen sind entsprechend gekennzeichnet.

16. Rechte der betroffenen Personen (inkl. Widerspruchsrecht) Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten sowie auf Einschränkung der Verarbeitung. Zudem haben Sie das Recht auf Datenübertragbarkeit, d. h. Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen.

WIDERSPRUCHSRECHT (Art. 21 DSGVO): Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt (Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben oder berechtigtes Interesse), haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Widersprechen Sie, werden Ihre personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr zum Zwecke der Direktwerbung verwendet.

Sie haben zudem das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu: Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD) Holstenstraße 98 24103 Kiel E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de

17. Dienstleister-Übersicht (Empfänger) Wir setzen Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Mit diesen bestehen Verträge gemäß Art. 28 DSGVO.

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich rechtliche Anforderungen oder eingesetzte Systeme ändern.

 

Stand: 18.12.2025